Независимо от того, разрабатывает ли компания мобильное приложение, планирует конференцию или строит новое здание, ей нужен человек, который будет координировать действия всех членов команды, информировать руководство и заказчиков о том, как продвигается работа, и вести проект к успешному завершению. Другими словами, компании нужен менеджер проекта, руководитель проекта или проджект-менеджер.
Сегодня мы обсудим, какую роль играют такие специалисты в организациях, какие обязанности выполняют и что помогает добиться успеха в этой профессии.
Роль менеджера проектов в компании.
Согласно пособию Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), которое издаёт Институт управления проектами, управление проектом подразумевает применение знаний, навыков, инструментов и технологий с целью удовлетворить требования и ожидания заказчика. За этот процесс отвечают менеджеры проектов. Они организуют работу команды для достижения общей цели, отвечают за планирование, управляют ресурсами, распределяют задачи, следят за тем, чтобы всё было сделано в срок и работы не выходили за рамки бюджета, а качество продукта соответствовало утверждённым стандартам. Хорошие проджект-менеджеры организованы, внимательны к деталям, умеют работать под давлением и обладают отличными коммуникативными навыками.
Давайте подробнее рассмотрим, какую роль играют эти специалисты в организациях.
Проджект-менеджеры — связующее звено между всеми составляющими проекта.
Менеджеры проектов являются связующим звеном между клиентами, руководством компании и членами команды. Они контролируют и координируют множество вещей: задачи, ресурсы, требования заказчиков, загрузку команды, риски, качество и т.д. Их работа заключается в том, чтобы следить за всеми составляющими проекта, собирать информацию о ходе работ в одном месте и обеспечивать, чтобы действия всех сотрудников были направлены на достижение поставленных целей.
Менеджеры проектов решают проблемы.
Менеджер проекта — это первый человек, к которому члены команды или клиенты обращаются, если что-то идет не так. Будь то непредвиденная задержка, нехватка ресурсов или неожиданные изменения в требованиях, этот специалист находит подходящее решение и обеспечивает бесперебойную работу над проектом.
Менеджеры проектов отвечают за общение с заказчиками.
Проект можно считать успешным только в том случае, если конечный продукт соответствует требованиям, а клиенты оценивают опыт работы с компанией положительно. Именно поэтому важно, чтобы менеджер проекта выстроил хорошие отношения с заказчиками, следил за тем, чтобы их ожидания о сроках выполнения и качестве продукта были реалистичными, и постоянно держал их в курсе того, как продвигается работа.
Менеджеры проектов мотивируют команду.
Менеджеры проектов заботятся о том, чтобы в компании сохранялась здоровая рабочая атмосфера, где все сотрудники чувствуют себя комфортно и не бояться делиться своими идеями. Для каждого проекта проджект-менеджеры разрабатывают подробный план, чтобы все чётко понимали, что нужно сделать, почему та или иная задача важна и в какие сроки её нужно выполнить. Менеджеры проектов также мотивируют и поддерживают команду, чтобы все её члены работали как можно лучше.
Каждая из этих функций требует от проджект-менеджеров выполнения определённых обязанностей. Каких именно? Об этом мы поговорим в следующих параграфах.
Должностные обязанности менеджера проекта.
Жизненный цикл проекта состоит из пяти этапов: инициация, планирование, выполнение, мониторинг и завершение. Менеджеры проектов активно участвуют в каждом из них:
- Инициация. Вместе с другими заинтересованными сторонами они определяют цели проекта, потенциальные риски и желаемые результаты.
- Планирование. На этом этапе менеджеры проекта создают подробный план. Они прописывают задачи, этапы их выполнения и необходимые ресурсы, определяют бюджет, утверждают требования к качеству продукта, разрабатывают план коммуникации.
- Исполнение. Проджект-менеджеры управляют всей работой над проектом: назначают задачи, организуют рабочие процессы, проводят собрания, информируют заинтересованные стороны о статусе проекта, ведут документацию.
- Мониторинг. В то же время менеджеры проектов следят за тем, чтобы задачи выполнялись согласно графику и в рамках бюджета, все требования соблюдались, а действия членов команды соответствовали целям проекта.
- Завершение. Руководители проекта высвобождают ресурсы, оценивают проделанную работу, анализируют полученные результаты и готовят финальную документацию.
Повседневные задачи менеджера проекта могут варьироваться в зависимости от отрасли и компании, в которой он работает. Но как правило они сосредоточены вокруг следующих областей:
- Планирование. Менеджер проекта оценивает объём необходимых работ, анализирует возможную загрузку команды, определяет сроки выполнения задач и создаёт чёткий план реализации проекта.
- Работа с бюджетом. Менеджеры проектов отвечают за то, чтобы проект не выходил за рамки бюджета. Они регулярно анализируют, как используются ресурсы, и при необходимости перераспределяют их.
- Координирование. Проджект-менеджеры организуют работу членов команды, отслеживают задачи, которые должны выполняться в определённой последовательности, и следят за тем, чтобы действия каждого, кто трудится над проектом, были скоординированы.
- Общение с участниками проекта. Руководители проектов общаются с клиентами и руководством компании, а также следят за тем, чтобы все члены команды, имели всю необходимую для работы информацию.
- Документооборот. Менеджеры проектов ведут документацию по проекту. Они собирают данные, составляют отчёты и архивируют документы для дальнейшего использования.
- Тайм-менеджмент. Менеджеры проекта следят за тем, чтобы все задачи выполнялись своевременно и работы велись согласно графику.
- Работа с изменениями. Менеджеры проектов готовят план действий на случай неких изменений (в объёме работ, требованиях заказчика и т.д.) и вносят необходимые изменения в план проекта, если такие изменения произошли.
- Управление рисками. Менеджеры проектов выявляют, оценивают и предпринимают необходимые действия для предотвращения событий, которые потенциально могут привести к провалу проекта.
- Тимбилдинг. Менеджеры проектов поддерживают командный дух и мотивируют коллег работать эффективно.
Теперь, когда у вас есть общее представление о том, за что отвечают менеджеры проектов, давайте более подробно обсудим их основные обязанности.
Что делают менеджеры проектов?
В повседневные задачи проджект менеджеров входит следующее:
Разработка планов.
Планирование — важная составляющая работы проджект-менеджеров. Эти специалисты определяют, что должно быть сделано, кто будет это делать, сколько времени займёт каждая задача и сколько это будет стоить. На основе этой информации менеджеры проектов разрабатывают подробный план работ, готовят график и составляют бюджет.
Подбор членов команды и организация работы.
Менеджеры проектов также отвечают за подбор специалистов в команду проекта, определяют роли и организуют работу всех сотрудников. Они распределяют задачи, контролируют их выполнение и создают такие условия, в которых каждый член команды может в полной мере раскрыть свой потенциал.
Мониторинг хода работ.
Проджект-менеджеры следят, за выполнением задач, проверяют, соответствует ли качество продукта требованиям заказчика и регулярно информируют руководство и клиентов о статусе проекта.
Контроль за соблюдением графика.
Проджект менеджеры разрабатывают подробный график проекта. Они устанавливают дедлайны, контролируют своевременное выполнение работ и при необходимости согласовывают изменения сроков с командой, клиентами и руководством компании.
Организация совещаний.
Менеджеры проектов также проводят регулярные встречи, на которых члены команды обсуждают, какие работы были выполнены, на каких задачах им нужно сосредоточиться в дальнейшем и как улучшить свою работу. В зависимости от методологии управления проектами, которую используют в компании, такие собрания могут проводиться ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Работа с бюджетом проекта.
Проджект-менеджеры контролируют расходы и следят за тем, чтобы проект не выходил за рамки установленного бюджета. При необходимости они вносят изменения в план проекта и регулярно составляют отчёты для клиентов и руководства компании.
Общение с участниками проекта.
Менеджеры проектов следят за тем, чтобы все участники проекта имели в распоряжении необходимую информацию. Они передают членам команды требования заказчика, разъясняют, почему одни задачи важнее других, отчитываются перед руководителями о том, как идут работы и как расходуется бюджет, а также находятся в постоянном контакте с клиентами, получают от них обратную связь и контролируют, чтобы все их пожелания были учтены.
Ведение документации.
И, наконец, значительную часть рабочего времени у проджект-менеджеров занимает подготовка отчётов и документации по проекту. Они ведут учёт, какие задачи были выполнены, кто над ними работал и что нужно будет поменять в будущем. Как правило менеджеры проектов обновляют свои отчёты еженедельно. А когда проект завершён, они готовят финальную документацию.
Как видите, список задач немаленький. К счастью, сегодня в распоряжении проджект-менеджеров есть множество инструментов для управления проектами, которые помогают многое автоматизировать. Такие программы, как Trello, Asana, JIRA, Teamwork, Monday.com и многие другие, позволяют планировать, распределять задачи, устанавливать сроки, отслеживать эффективность команды и составлять отчёты гораздо проще и быстрее, чем если бы это делалось вручную.
Однако, чтобы стать хорошим менеджером проектов, мало выбрать подходящее программное обеспечение. Нужно ещё и обладать определёнными личными качествами и выработать эффективные подходы к работе. Какие же именно модели поведения помогают добиться успеха в сфере управления проектами?
Что отличает хорошего менеджера проектов?
Чтобы построить успешную карьеру в качестве проджект-менеджера, нужно думать не только о том, что вы делаете, но и о том, как вы это делаете. Подход менеджера к своим обязанностям часто играет решающую роль. Вот список некоторых качеств и привычек, которые помогают работать лучше.
Успешные менеджеры проектов обладают отличными навыками межличностного общения.
Хорошие менеджеры проектов знают, что в основе любого удачного проекта лежит эффективная коммуникация между всеми участниками. Они умеют активно слушать, не бояться задавать много вопросов, если того требует ситуация, готовы повторяться, чтобы убедиться, что всем всё понятно. Они знают, как разговаривать с разными слушателями и могут легко корректировать стиль общения в зависимости от того, говорят ли они с ИТ-специалистами или заказчиками, у которых нет глубоких технических знаний.
Успешные проджект-менеджеры также понимают, что для того, чтобы проект шел гладко, очень важно создать комфортную рабочую атмосферу, в которой все члены команды могут поделиться своими идеями или попросить о помощи.
Хорошие менеджеры проектов знают свою команду.
Опытные проджект-менеджеры знают сильные и слабые стороны всех членов команды. Они понимают, что у каждого сотрудника может быть свой темп работы, стиль общения и мотивация. Знание таких моментов позволяет менеджерам проектов более эффективно управлять задачами, поручая их тем членам команды, которые лучше всего справятся с выполнением той или иной работы. Это также помогает избегать возникновения разногласий и лучше справляться с возникшими конфликтами.
Опытные менеджеры всегда готовы к изменениям.
Они принимают тот факт, что в любом проекте что-то может поменяться. Клиенты могут менять технические требования к продукту. Один из членов команды может уйти из проекта в середине. Ситуация на рынке может потребовать смены приоритетов. Опытные профессионалы заранее готовят планы для управления подобными изменениями. И если происходит какое-то непредвиденное событие, они готовы справится с ним наиболее эффективным способом.
Хорошие проджект-менеджеры полагаются на данные.
Каждый день менеджеры проектов должны принимать десятки решений. И успех проекта часто зависит от того, насколько хороши были эти решения. Поэтому при распределении ресурсов, планировании бюджета, составлении графика работ и управлении рисками опытные проджект-менеджеры используют данные из прошлых и текущих проектов, чтобы сделать правильный выбор.
Успешные менеджеры проектов не перестают учиться.
Хорошие менеджеры проектов знают, что независимо от того, сколько лет опыта за их плечами, всегда есть возможность улучшить свои навыки. Они не прекращают учиться, проходят курсы, посещают конференции, читают посвящённые управлению проектами книги и статьи, получают сертификаты и общаются с другими экспертами в этой области.
Как видите, работа менеджера проектов непростая. Эти специалисты играют важную роль в любой организации и ежедневно решают множество задач. Но в то же время эта профессия полезная, нескучная и хорошо оплачиваемая. Карьера в сфере управления проектами будет отличным выбором для людей, которые ценят разнообразие, не боятся вызовов, умеют решать проблемы, быстро усваивают новую информацию и которым нравится организовывать и координировать работу.
https://www.pmi.org/pmbok-guide-standards/foundational/PMBOK
https://www.atlassian.com/software/jira