Вы наверняка встречали таких людей, которые за день успевают переделать столько дел, что другим на это потребовалось бы несколько дней. Как такое возможно? Секрет кроется в хорошем тайм-менеджменте.
Тайм-менеджмент или управление временем — важный навык для любого специалиста, независимо от его должности, опыта или отрасли, в которой он работает. Ведь время — ограниченный ресурс. И нам всем нужно научиться использовать его с умом, чтобы быстрее достигать своих целей.
В этой статье мы обсудим, что такое тайм-менеджмент, как оставаться продуктивным при любых обстоятельствах и как улучшить свои навыки управления временем.
Что такое тайм-менеджмент или навыки управления временем?
По сути, навыки тайм-менеджмента — это все те качества и способности, которые позволяют максимально эффективно использовать имеющееся в распоряжении время. Специалисты с хорошими навыками управления временем умеют правильно оценивать стоящие перед ними задачи, расставлять приоритеты и фокусироваться на важном. Это позволяет им успевать больше и выполнять задачи в срок без лишнего стресса.
Какие же умения необходимы для того, чтобы эффективно управлять временем? Вот перечень наиболее важных из них:
Организованность.
Организованные люди всегда имеют чёткое представление о том, что им нужно сделать и когда. А это необходимое условие для хорошего тайм-менеджмента.
Умение расставлять приоритеты.
Время — ограниченный ресурс. И чтобы правильно им распоряжаться, нужно научиться определять самые важные и срочные задачи в списке дел и выполнять их в логической последовательности.
Навыки планирования.
Способность планировать все свои повседневные дела и придерживаться расписания — ещё один ценный навык. Ясный распорядок дня помогает оставаться сосредоточенным и вовремя выполнять задачи.
Умение делегировать.
Умение делегировать особенно важно для специалистов, занимающих руководящие должности. Этот навык освоить не так просто, как кажется на первый взгляд. Но без него эффективное управление временем невозможно.
Теперь, когда вы знаете, какие качества необходимы для тайм-менеджмента, давайте поговорим о методах и инструментах, с помощью которых можно успевать больше.
Методы тайм-менеджмента.
Есть множество техник, которые помогают повысить продуктивность, меньше отвлекаться и фокусироваться на важном. Вот несколько простых, но в то же время очень действенных вариантов.
Техника помидора.
Франческо Чирилло придумал технику помидора в конце 1980-х. Он использовал кухонный таймер в форме томата, чтобы разбить работу на интервалы. Отсюда и произошло название. Идея очень проста. Вы устанавливаете таймер на 25 минут и сосредоточенно работаете над одним делом или группой схожих задач, а затем делаете пятиминутный перерыв. После четырёх раундов полагается устроить более продолжительный отдых — 15-30 минут. Такой метод позволяет работать, не отвлекаясь на посторонние дела, и успевать больше.
Чтобы начать применять принципы техники помидора, совершенно необязательно покупать кухонный таймер. Есть множество приложений и расширений для браузера, которые помогут вам отслеживать время работы и отдыха: Focus To-Do, Marinara Timer, PomoDoneApp и другие.
Метод блокировки отрезков времени.
Блокировка отрезков времени — ещё один действенный способ выполнить всё задуманное. Эта техника помогает внести порядок и внятную структуру в рабочий день. Опять же, всё максимально просто. Вы делите свой день на определённые отрезки и каждый из этих блоков посвящаете выполнению определённых задач.
Например:
9:00 — 10:45 Подготовка презентации
11:00 — 11:30 Проверка почты
И так далее.
Для этого метода подойдёт любой онлайн-календарь или бумажный ежедневник. Главное — не забывать оставлять хотя бы по 15 свободных минут между блоками, чтобы легко можно было вносить корректировки в расписание, если это потребуется.
Мониторинг времени.
Чтобы научиться управлять временем, нужно понимать, куда оно тратится. Как правило, люди уверены, что они знают, сколько минут или часов требуется на выполнение той или иной задачи. Но их предположения часто оказываются неточными. И это мешает тайм-менеджменту. Учёт того, сколько времени и на что мы тратим, а также последующий анализ полученных данных позволяют определить, какие требуются изменения в подходе к планированию и составлению расписаний.
Такие приложения для учёта времени как Toggle, Harvest или RescueTime, очень упрощают эту задачу.
Безусловно, не существует такого метода тайм-менеджмента, который бы подходил абсолютно всем. Всё зависит от образа жизни, сферы деятельности, должности и т.д. Лучше попробовать несколько техник, чтобы выбрать ту, которая подходит вам больше всего.
Как улучшить навыки тайм-менеджмента?
Независимо от того, какой метод вы выберете, стать экспертом по тайм-менеджменту в одночасье не удастся. Чтобы улучшить навыки, вам понадобится время и, конечно же, практика. Вот ещё несколько советов, которые можно легко применять при планировании ежедневных дел и которые помогут лучше распоряжаться временем.
Используйте матрицу приоритетов.
Научитесь различать срочные и важные задачи. Случается, что мы попадаем в ловушку, выполняя бесконечное количество срочных дел, которые на самом деле не так уж и важны, и в итоге у нас не остаётся времени на что-то действительно серьёзное. Чтобы внести порядок в свой список дел, попробуйте разделить все задачи на четыре группы, используя матрицу приоритетов.
Срочные и важные. Нужно сделать прямо сейчас.
Не срочные и важные. Нужно сделать в ближайшее время.
Срочные и не важные. Можно сделать позже или делегировать.
Не срочные и не важные. Можно отложить.
Следуйте правилу 80/20.
Согласно правилу 80/20, также известному как принцип Парето, в любом деле 20% усилий приносят 80% результата. В тайм-менеджменте это правило применяется для того, чтобы более эффективно распределять ресурсы. Подумайте, какие 20% вашей работы приближают вас к важным целям. И ориентируйтесь на это, расставляя приоритеты и составляя расписание.
Выполняйте самые сложные задачи в то время, когда вы наиболее продуктивны.
Некоторые люди более продуктивны утром, а другим лучше работается по вечерам. Определите, когда у вас больше энергии, и планируйте самые важные дела на это время.
Избегайте многозадачности.
Идея сделать два или три дела одновременно может показаться привлекательной. Но правда в том, что такой подход не экономит время, а лишь вносит хаос. Лучше сосредоточиться на одной задаче, завершить её и только после этого переходить к следующей.
Попробуйте внедрить эти несложные техники в свой распорядок дня, и вскоре вы заметите, что стали более организованными, продуктивными и успеваете гораздо больше, чем раньше.
https://www.marinaratimer.com/